Ini dia, poin penting dalam mengirim surat undangan ke Bupati

Reporter : Andrew Woria

Serui – Di tahun kerja 2020 humas setda Kepulauan Yapen, menyampaikan sejumlah informasi kepada masyarakat terkait dengan undangan yang ditujukan kepada Bupati Kepulauan Yapen. Di ruang kerjanya kabag. Humas Setda, Pieter dee Hann menjelaskan bahwa setiap undangan yang ingin disampaikan kepada Bupati dan Wakil Bupati guna menghadiri setiap kegiatan dari masyarakat, bahkan yang dilaksanakan oleh organisasi perangkat daerah, ataupun lembaga masyarakat,  denominasi gereja, BUMN/D, TNI POLRI dan berbagai elemen lainnya, untuk perlu memperhatikan hal-hal berikut yaitu:

  1. Undangan yang disampaikan kepada Bupati dan Wakil Bupati diharapkan disampaikan 3 (tiga) hari sebelumnya dan tidak bersifat mendadak, dengan alasan agar dapat diatur sehingga tidak terbentur dengan kegiatan dari kepala daerah yang cukup padat.
  2. Bilamana terjadi penundaan waktu pelaksanaan kegiatan, dimohon agar segera menyurati ke sekretariat daerah, paling lama sehari sebelum kegiatan berlangsung.
  3. Khusus untuk undangan terkait dengan kegiatan yang bersifat teknis, kabag. humas berharap kepada semua pihak pelaksanaan, untuk bisa melampirkan sedikit referensi atapun bahan acuan untuk dapat mempersiapkan seperti fungsi yang dilakukan oleh humas, dimana salah satu fungsinya adalah menyiapkan konsep sambutan Bupati. Dimana dengan adanya reformasi tersebut akan memudahkan bagian humas guna menyusun konsep sambutan sesuai maksud dan tujuan dari kegiatan yang dilaksanakan.
  4. Undangan yang disampaikan kepada Bupati dan Wakil Bupati, dimohon agar disampaikan pada hari-hari kerja, serta mengikuti standar operasional prosedur yang berlaku. Yaitu surat tersebut dimasukkan ke bagian umum setda dengan tembusan ke bagian humas.

Hal ini menjadi penting sehingga terjadi koordinasi yang baik menurut kabag. humas setda Kepulauan Yapen.

(video dan foto : C.R.I)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *